Firma rośnie. Excel, który wcześniej wystarczał do obsługi zleceń, zaczyna się rozsypywać. Ktoś nie zmienił statusu. Ktoś pracuje na starej wersji pliku. Dane klienta trzeba jeszcze przepisać do CRM-u i księgowości.
Wtedy pada: „potrzebujemy nowego systemu”. To jedna z możliwości. Równie dobrze firma może potrzebować porządnego połączenia programów, z których już korzysta.
Różnica jest spora. Integracja zostawia obecne narzędzia i przesyła między nimi dane. Własne oprogramowanie zmienia sposób, w jaki firma wykonuje cały fragment pracy.
Gdzie giną dane?
Zamiast zaczynać od listy funkcji, prześledź jedno prawdziwe zamówienie. Zobacz, kto wpisuje dane jako pierwszy, do ilu miejsc trzeba je później skopiować i w którym momencie ktoś sprawdza telefonicznie albo na czacie, czy status w arkuszu nadal jest aktualny.
Załóżmy, że handlowiec zamyka sprzedaż w CRM-ie. Potem wysyła dane do osoby realizującej zamówienie, a po wykonaniu usługi ktoś przepisuje je do programu księgowego. Każdy program wykonuje swoją część pracy. Problem znajduje się pomiędzy nimi.
Nowa aplikacja nie musi być pierwszym ruchem. W takim układzie rozsądniej sprawdzić, czy CRM może przekazać dane przez API, czy księgowość przyjmie dokument automatycznie i gdzie ma znajdować się właściwy status zamówienia.
Gotowy system:
Gotowy CRM, helpdesk albo system rezerwacji ma sens, gdy firma wykonuje proces podobnie jak setki innych firm. Dostawca zdążył już rozwiązać logowanie, uprawnienia, raporty, kopie zapasowe i dziesiątki mniej widocznych spraw. Nie ma powodu płacić za ich ponowne budowanie.
Test wersji próbnej powinien przypominać normalny dzień pracy. Wprowadź realne zlecenie, zmień jego status, wygeneruj potrzebny dokument i nadaj uprawnienia dwóm różnym osobom. Lista funkcji na stronie produktu nie pokaże, ile obejść pojawi się przy zwykłej pracy.
Jeżeli po takim teście zespół nadal prowadzi drugi arkusz „na wszelki wypadek”, produkt prawdopodobnie nie obejmuje ważnej części procesu.
Plusy
- Szybkie wdrożenie i przewidywalny koszt
- Utrzymanie po stronie dostawcy
Minusy
- Ograniczone dopasowanie do procesu
- Zależność od dostawcy i jego cennika
Integracja:
Integracja jest dobrym kandydatem, gdy ludzie lubią obecne programy, ale nie lubią pracy pomiędzy nimi. Eksport CSV, kopiowanie numeru zamówienia, ponowne wpisywanie adresu klienta i ręczne wysyłanie statusu nie wymagają kolejnego panelu. Wymagają przepływu danych.
Przykładowo CRM może po zmianie etapu utworzyć zlecenie w systemie realizacji. Po wykonaniu pracy status wraca do CRM-u, a dane potrzebne do faktury trafiają do księgowości. Handlowiec widzi, co dzieje się z klientem, bez pytania kolejnej osoby i bez przepisywania tych samych pól.
Catable tworzy takie połączenia między używanymi już programami. Czasem wystarczy przekazać zamówienie i status. Innym razem dane muszą przejść przez kilka narzędzi i wrócić do systemu, w którym rozpoczął się proces.
Przed wdrożeniem trzeba ustalić jedno źródło każdej informacji. Jeżeli adres klienta można zmienić w trzech miejscach, integracja nie będzie wiedziała, która wersja jest poprawna. Trzeba też przewidzieć przerwę w działaniu API, brakujące dane i sposób ponowienia nieudanej synchronizacji. Tego użytkownik zwykle nie widzi, ale właśnie od tego zależy, czy połączenie będzie użyteczne po uruchomieniu.
Plusy
- Zachowujesz używane już aplikacje
- Usuwasz ręczne przenoszenie danych
- Pracownicy nadal pracują w znanych ekranach
Minusy
- Zależność od jakości dostępnych API
- Konieczność obsługi błędów synchronizacji
Własny system:
Własne oprogramowanie zaczyna się bronić, gdy firma ma proces, którego gotowe produkty stale próbują uprościć albo ominąć. Może to być nietypowa wycena, planowanie produkcji według własnych reguł, wieloetapowa akceptacja lub obsługa zlecenia przechodzącego przez kilka zespołów.
Nowa aplikacja może zastąpić arkusze, formularze i wiadomości, które dziś składają się na jeden proces. Nadal jednak prawdopodobnie będzie musiała połączyć się z księgowością, magazynem, sklepem albo CRM-em. „Własny system” i „integracja” często są więc częściami tego samego projektu.
Catable może zbudować taki program i połączyć go z narzędziami, które powinny pozostać w firmie. Rozsądny pierwszy zakres obejmuje jeden dobrze opisany proces. Próba zastąpienia od razu sprzedaży, realizacji, księgowości i raportów powiększa koszt, zanim ktokolwiek sprawdzi najważniejsze założenia.
Budowa od zera będzie słabym wyborem, jeśli zasady procesu zmieniają się co tydzień albo nikt nie potrafi wskazać, kto odpowiada za dane. Kod utrwali ten bałagan i dołoży firmie aplikację, którą trzeba aktualizować, monitorować i rozwijać.
Plusy
- Dopasowanie do ważnego procesu firmy
- Kontrola nad rozwojem i integracjami
Minusy
- Największy koszt początkowy
- Dłuższa droga do pierwszej użytecznej wersji
- Utrzymanie i bezpieczeństwo po uruchomieniu
Przed rozmową:
Do pierwszej rozmowy nie potrzebujesz technicznej specyfikacji. Wybierz jeden przypadek, na przykład obsługę zamówienia od formularza do faktury. Zapisz, skąd pojawiają się dane, kto ich używa, gdzie są przepisywane i po czym firma poznaje, że sprawa została zamknięta. Dopisz wyjątki, które dziś wymagają telefonu, wiadomości albo ręcznej poprawki.
Taki opis wystarczy, żeby odrzucić część nietrafionych pomysłów i zacząć rozmawiać o właściwym zakresie. Być może problem zamknie konfiguracja gotowego produktu. Jeśli nie, można już konkretnie ocenić integrację albo nową aplikację.
