Handlowiec zmienia status sprzedaży w CRM-ie. Chwilę później w programie księgowym ma pojawić się klient i dokument do wystawienia. Bez kopiowania nazwy firmy, NIP-u i adresu przez kolejną osobę.
Tak opisany przepływ da się sprawdzić. Integracja jest możliwa, gdy pierwszy system potrafi udostępnić potrzebną informację, drugi może ją zapisać, a oba pozwalają zrobić to w przewidywalny i bezpieczny sposób. Sam komunikat „program ma API” jeszcze tego nie potwierdza.
Punktem wyjścia jest konkretny przepływ danych, a nie ogólna lista możliwości obu programów.
Zacznij od zdarzenia
Pytanie „czy CRM da się połączyć z księgowością?” jest za szerokie. CRM może udostępniać kontakty, ale nie historię ofert. Program księgowy może pozwalać na pobieranie faktur, lecz blokować ich automatyczne tworzenie. Oba mają API, a planowany przepływ nadal nie działa.
Zapisz jedno zdarzenie, które ma rozpocząć wymianę danych. Przykładowo: „gdy oferta otrzyma status zaakceptowanej, utwórz klienta i szkic faktury”. Potem wymień pola potrzebne po drugiej stronie oraz informację, która ma wrócić. Numer wystawionego dokumentu? Status płatności? Komunikat o odrzuceniu danych?
Ten krótki opis odsłania właściwe pytania techniczne. Jeśli nie wiadomo jeszcze, gdzie proces się zaczyna i kończy, najpierw pomoże opisanie jednej prawdziwej sprawy od początku do końca.
„Mamy API” niewiele rozstrzyga
Dokumentacja powinna pokazywać konkretne operacje. Szukamy możliwości odczytania, utworzenia i zmiany dokładnie tych danych, których wymaga proces. Liczy się też sposób nadawania dostępu: token, OAuth, konto techniczne albo rozszerzenie instalowane razem z programem.
Różnice dobrze widać na prawdziwych produktach. Oficjalna dokumentacja API Fakturowni opisuje token oraz operacje na fakturach, klientach, płatnościach i dokumentach magazynowych. W przypadku InsERT GT producent udostępnia Sferę, czyli bibliotekę obiektów przeznaczoną do tworzenia rozszerzeń i automatyzacji. To inny sposób dostępu niż publiczne API działające przez internet. Potwierdza go opis Sfery w pomocy technicznej InsERT.
Dlatego przed oceną trzeba znać dokładną nazwę programu, jego wersję, wykupiony plan i używane dodatki. Dokumentacja podobnie nazwanego produktu albo wyższego pakietu może opisywać możliwości, których dane konto nie posiada.
Kto mówi pierwszy?
Czasem wystarczy, że integracja co kilka minut sprawdzi nowe rekordy. Przy innym procesie informacja musi dotrzeć od razu. Wtedy przydaje się webhook: program wysyła powiadomienie, gdy wystąpi określone zdarzenie.
To jednak nie jest magiczny sygnał „zawsze dokładnie raz”. W dokumentacji webhooków HubSpot producent zaznacza, że powiadomienia mogą dotrzeć w innej kolejności albo powtórzyć się. Nieudane żądania są ponawiane.
W rozmowie o wykonalności trzeba ustalić oczekiwany czas synchronizacji oraz system, który jest źródłem każdej informacji. Jeżeli adres klienta można zmieniać w dwóch miejscach, potrzebna jest reguła rozstrzygająca, która wersja wygrywa.
Sprawdź trudny przypadek
Prosty rekord zwykle przechodzi bez problemu. Zakres integracji ujawnia się dopiero przy brakującym NIP-ie, kliencie istniejącym już pod innym numerem albo chwilowej przerwie w działaniu drugiego programu.
Próba techniczna powinna odpowiedzieć na kilka pytań: czy da się znaleźć istniejący rekord przed utworzeniem nowego, jak program zgłasza brak wymaganych danych, czy nieudaną operację można bezpiecznie powtórzyć i gdzie człowiek zobaczy sprawę wymagającą poprawki. Integracja, która działa wyłącznie dla idealnych danych, przenosi ręczną pracę z przepisywania na sprzątanie błędów.
Nie każdy dostęp opisany w dokumentacji będzie też dostępny organizacyjnie. Administrator może nie zgodzić się na wymagane uprawnienia, umowa może ograniczać automatyczny eksport, a dostawca programu może nie oferować środowiska testowego. Takie przeszkody trzeba znać przed wyceną, nie po napisaniu połowy połączenia.
Co możesz zebrać samodzielnie
Do wstępnego sprawdzenia nie jest potrzebna specyfikacja API napisana przez firmę. Potrzebny jest materiał, który pozwala zweryfikować właściwy przepływ, wersję produktu i dostępne punkty integracji.
Materiał do oceny integracji
- Dokładne nazwy, wersje i plany obu programów
- Jedno zdarzenie rozpoczynające przepływ danych
- Pola przesyłane w każdą stronę
- System będący źródłem każdej informacji
- Linki do dokumentacji API lub modułów integracyjnych
- Jeden zwykły przypadek i jeden błąd, który trzeba obsłużyć
Jeśli producent nie publikuje dokumentacji, napisz do jego pomocy z pytaniem o konkretną operację. „Czy jest API?” może przynieść odpowiedź twierdzącą, która niczego nie rozwiązuje. Lepsze pytanie brzmi: „czy zewnętrzna aplikacja może utworzyć fakturę z pozycjami i później pobrać jej numer oraz status płatności?”.
Brak oficjalnego dostępu nie zawsze zamyka temat. Import pliku może wystarczyć dla procesu wykonywanego raz dziennie. Automatyczne klikanie w interfejsie bywa możliwe, lecz jest kruche: zmiana ekranu potrafi zatrzymać cały przepływ. Zanim powstanie takie obejście, trzeba porównać jego utrzymanie z dalszą pracą ręczną albo zmianą jednego z programów.
