Wprowadzenie
SodaPremium obsługuje obieg cylindrów CO₂ pomiędzy magazynem, kierowcami i rosnącą siecią punktów wymiany. Każda dostawa oraz każdy zwrot zmienia stan opakowań pozostających u konkretnego partnera.
Zaprojektowaliśmy SEOZ: prosty system dla biura i kierowców, który porządkuje cały obieg, pokazuje aktualne salda i zachowuje historię każdej operacji.
Klient
SodaPremium rozwija usługę wymiany cylindrów CO₂ do domowych saturatorów. Klienci mogą wymienić nabój w punkcie partnerskim albo zamówić wymianę online.
Na stronie firmy znajduje się obecnie 37 punktów wymiany w Krakowie i innych miejscowościach Małopolski. Jeden nabój pozwala przygotować do 60 litrów wody gazowanej.
- Branża
- Wymiana i dystrybucja cylindrów CO₂
- Obszar działania
- Kraków i Małopolska
- Model obsługi
- Sieć punktów partnerskich i wymiana online
Wyzwanie
Wraz z rozwojem sieci punktów rosła liczba dostaw, odbiorów i korekt, które trzeba było rozliczać. Dane o wydanych oraz zwróconych opakowaniach trafiały do kilkunastu tabel Excela, tworzonych dla różnych fragmentów procesu.
Biuro, magazyn i kierowcy pracowali na innych momentach tego samego obiegu. Ustalenie aktualnego salda partnera wymagało ręcznego zestawienia zapisów, a rozbieżność często wychodziła dopiero przy późniejszym rozliczeniu.
Co nie działało
Najważniejsze było stworzenie jednego źródła prawdy, które porządkuje proces, ale nie dokłada pracy żadnemu z zespołów.
Informacja wracała później niż opakowanie
Cylinder mógł być już w magazynie, podczas gdy jego zwrot nadal czekał na przepisanie z dokumentu lub wiadomości od kierowcy.
Każdy zespół widział inny fragment
Biuro znało dokumenty, magazyn fizyczny stan, a kierowca wynik trasy. Brakowało wspólnego widoku łączącego te informacje.
Saldo zależało od ręcznego porównania
Odnalezienie brakującego opakowania oznaczało sprawdzanie wielu plików i odtwarzanie historii operacji krok po kroku.
Rozwiązanie
SEOZ łączy dane kontrahenta i faktury z informacją operacyjną, którą uzupełniają biuro oraz kierowca. Saldo jest wynikiem historii ruchów, a nie liczbą edytowaną ręcznie.
Fakturownia
System pobiera kontrahenta i fakturę bez przepisywania danych.
Biuro
Pracownik zapisuje wydane opakowania i przygotowuje dostawę.
Kierowca
Na telefonie rozlicza faktycznie odebrane opakowania.
SEOZ
Aktualizuje saldo i zachowuje pełną historię operacji.
Widok biura
Biuro zaczyna od wyjątków: widzi partnerów wymagających uwagi, wyszukuje punkt i przechodzi do jego aktualnego salda. Na karcie kontrahenta każda dostawa, odbiór i korekta pozostaje w historii razem z dokumentem.
Aktualne saldo oraz historia ruchów partnera
Saldo wynika z kolejnych ruchów. Poprzednia operacja nie znika po zmianie danych.
Nowa dostawa oparta na danych kontrahenta
Pracownik zapisuje wydane opakowania i przygotowuje dostawę.
Kontrahent bez przeszukiwania kilku arkuszy
Wyszukiwarka zawęża listę partnerów na bieżąco, a filtry oddzielają punkty rozliczone, pozostające w obiegu i wymagające uwagi.
Każdy ruch zostawia dokument i ślad w historii
Dostawa, odbiór i korekta pozostają przy partnerze razem z datą, statusem, fakturą oraz dokumentem do pobrania.
Widok kierowcy
Kierowca nie dostaje pomniejszonej wersji panelu biura. Po aktywacji telefonu kodem QR ma osobny, prosty przepływ: wybiera dostawę z listy, podaje liczbę odebranych opakowań i zapisuje zwrot. Gdy połączenie zniknie, operacja czeka w kolejce i synchronizuje się po odzyskaniu sieci.
Aktywacja telefonu kodem QR
Biuro tworzy konto kierowcy i wyświetla jednorazowy kod QR. Po zeskanowaniu telefon zostaje przypisany do konta, bez ręcznego wpisywania danych logowania.
Integracja
SEOZ czyta dane z Fakturowni, ale nie zmienia faktury ani danych KSeF. Informacja o opakowaniach powstaje w osobnej ewidencji, a do wydruku może zostać dołączona jako część wspólnego dokumentu.
Integracja działa tylko w kierunku odczytu. Oryginalna faktura pozostaje bez zmian.
Trudne przypadki
Historia zamiast nadpisywania
Saldo wynika z kolejnych ruchów. Poprzednia operacja nie znika po zmianie danych.
Korekta jako nowy ruch
Błąd można poprawić bez usuwania pierwotnego zapisu, razem z autorem i czasem korekty.
Bezpieczna synchronizacja
Powtórzenie zapisu z telefonu nie tworzy duplikatu, także po pracy bez połączenia.
Co dokładnie potrafi SEOZ
Pełny zakres działającej aplikacji, sprawdzony w panelu biura, widoku kierowcy i na rzeczywistym API systemu.
Panel biura
- Dashboard sald, liczby opakowań w obiegu i alertów według wieku zadłużenia
- Wyszukiwanie kontrahentów na żywo oraz filtry: wszyscy, w obiegu, nieprawidłowości i rozliczeni
- Karta kontrahenta z saldem każdego typu, najstarszym zwrotem i pełną historią ruchów
- Stan początkowy oraz korekty zapisywane jako osobne pozycje w historii
- Dostawa z kontrahentem i fakturą pobranymi z Fakturowni, wyborem opakowań i licznikami ilości
- Osobny odbiór bez faktury z ilościami sugerowanymi kierowcy
- Lista dostaw i odbiorów oczekujących na rozliczenie
- Dokument PDF dostępny przy każdym ruchu oraz bezpośrednio po utworzeniu dostawy
- Katalog opakowań: rodzaj, rozmiar, kaucja, aktywność i opcjonalne zasady gratisów
- Konta biura, kierowcy, aktywacja telefonu kodem QR i odwoływanie urządzeń
- Wbudowane centrum pomocy dla codziennych operacji i sytuacji awaryjnych
Widok kierowcy
- Aktywacja telefonu jednorazowym kodem QR wygenerowanym w panelu biura
- Lista zadań uporządkowana według wieku, z rozróżnieniem dostawy i osobnego odbioru
- Status połączenia oraz informacja o operacjach oczekujących w kolejce offline
- Kontekst dla każdego typu: ile wydano i ile opakowań znajduje się u klienta
- Liczniki odebranych sztuk zamiast wpisywania danych w rozbudowany formularz
- Skróty „Wszystko oddane” i „Nic” dla typowych sytuacji
- Korekta liczby faktycznie dostarczonych opakowań podczas rozliczenia
- Dodatkowy odbiór typu opakowania, którego nie było w tej dostawie
- Zapis bez internetu i automatyczna synchronizacja po odzyskaniu połączenia
System w tle
- Integracja read-only z Fakturownią: kontrahenci, faktury i oryginalny PDF
- Połączony dokument: faktura oraz informacja o wydanych i odebranych opakowaniach
- Dwufazowy obieg, w którym dostawa oczekująca nie zmienia salda przed rozliczeniem kierowcy
- Saldo wyliczane z historii zamiast ręcznie edytowanej liczby
- Historia append-only z autorem, czasem i powodem korekty
- Idempotentne operacje odporne na ponowne wysłanie danych z telefonu
- Automatyczne i ręczne odświeżanie kontrahentów z ERP
- Role administratora, biura i kierowcy oraz odwoływalne tokeny urządzeń
- Instalowalna aplikacja PWA z kolejką rozliczeń działającą offline
Proces realizacji
Najpierw uporządkowaliśmy sposób pracy, a dopiero później przełożyliśmy go na interfejsy i integracje.
Rozpoznanie procesu
Zebraliśmy miejsca, w których powstawały dane o wydaniach, zwrotach i korektach, oraz ustaliliśmy, kto potrzebuje ich w danym momencie.
Model salda i historii
Zamiast jednej ręcznie zmienianej liczby zaprojektowaliśmy saldo wynikające z kolejnych ruchów. Każda korekta pozostaje w historii.
Panel biura
Ułożyliśmy pracę wokół kontrahenta, dostawy i sytuacji wymagających uwagi, wykorzystując dane pobierane z Fakturowni.
Widok kierowcy
Oddzielny interfejs mobilny ograniczyliśmy do aktywacji kodem QR, listy zadań i rozliczenia zwrotu, także bez połączenia.
Integracja i wdrożenie
Połączyliśmy SEOZ z Fakturownią w trybie odczytu, dodaliśmy wspólny PDF oraz zabezpieczenia przed duplikacją operacji.
Rezultat
System porządkuje istniejący proces bez dokładania serializacji cylindrów ani przebudowy Fakturowni. Zespół pracuje na jednym zapisie, od utworzenia dostawy po rozliczenie zwrotu.
Wcześniej
- Saldo widoczne dopiero podczas późniejszego rozliczenia
- Dane kontrahenta i dokumentu rozproszone między narzędziami
- Trudne do prześledzenia wydania, zwroty i poprawki
- Osobne informacje z biura i od kierowcy
Teraz
- Aktualne saldo partnera dostępne w jednym miejscu
- Kontrahent i faktura pobierane z Fakturowni
- Każdy ruch i każda korekta pozostają w historii
- Jeden połączony proces dla obu ról
Podobny system ma sens tam, gdzie ważny zasób krąży między firmą a partnerami, a gotowe narzędzia nie pokazują całego procesu.